Утеряны учредительные документы ооо что делать

Утеряны учредительные документы ооо что делать

Утеряны учредительные документы ооо что делать

Восстановление учредительных документов ООО

Порча или утрата личных документов создают любому человеку массу проблем. Для предпринимателя такие же трудности принесет потеря или кража учредительных документов. Чтобы деятельность компании не была приостановлена, необходимо срочно провести восстановление учредительных документов ООО. Как сделать это правильно и что для этого потребуется – читайте в статье.

Последовательность действий при восстановлении

Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с документами, которые называются учредительными. В 2018 году основным в этом пакете является устав организации, который оформляется и утверждается предпринимателями на первом собрании до обращения в ФНС с заявлением о регистрации ООО.

Оригинал устава в обязательном порядке передается инспектору с остальными необходимыми документами. На руки учредитель получает копию устава, заверенную налоговым органом по всем правилам, а оригинал остается на хранении в государственном ведомстве. Это облегчает возможность восстановления бумаги, если она потерялась.

В этом случае нужно просто обратиться в отделение ФНС, где было зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью, и получить копию.

Вариантов восстановления учредительных документов несколько. Выбор зависит от того, что было утеряно – только устав или и другие документы ООО, которые могут иметь значение при обращении.

Если утрачен только устав ООО

При обращении в налоговую с заявлением о выдаче дубликата учредительного документа необходимо представить сведения о самом ООО.

Эта информация содержится в свидетельстве о государственной регистрации и в выписке ЕГРЮЛ. Если обе эти формы у учредителя сохранились, необходимо только уплатить госпошлину, которая взимается за восстановление устава, и написать заявление в произвольной форме.

Образец заявления можно посмотреть здесь. Обычно в нем указываются наименование утраченного документа и причина, по которой учредителю потребовался дубликат.

Госпошлина за выдачу дубликата устава может быть уплачена через сайт налоговой инспекции, где формируется специальная квитанция, или другим удобным способом.

Отсутствуют все документы ООО

Часто важные бумаги хранят в одном месте, поэтому теряются или портятся сразу все документы общества с ограниченной ответственностью. Это может произойти по причине умышленной кражи, пожара, потопа и прочего.

В таком случае потребуется восстановление не только учредительных, но и всех остальных документов. Это связано с тем, что при обращении в государственные ведомства юридическому лицу понадобится подтвердить свой статус.

Чтобы восстановить документы ООО, придерживайтесь определенной последовательности:

  1. Закажите выписку ЕГРЮЛ в налоговой инспекции. В ней содержится информация об ООО, которая понадобится для восстановления свидетельства о регистрации. Хорошо, если сохранились копии документов с индивидуальными номерами, присвоенными юридическому лицу. Также важны дата постановки ООО на учет в налоговой, полное наименование организации и юридический адрес. Эта информация потребуется при заполнении заявления на выдачу дубликата утраченных форм ООО. Тогда не придется брать лист из госреестра, чтобы восстановить данные об ООО.
  2. После получения справки переходите к этапу восстановления дубликатов всех документов ООО. Обращение в налоговую составляется в произвольной форме. Главное, правильно указать цель обращения. Например, выдача дубликата свидетельства о регистрации по причине его кражи третьим лицом. За основу можно взять готовый образец заявления.
  3. Все документы можно восстановить одновременно, если составить комплексную заявку и оплатить госпошлину по всем дубликатам.
  4. Срок рассмотрения заявки и выдачи учредительных документов или иных форм по регламенту составляет 5 рабочих дней. Но практика показывает, что процедура может затянуться: она связана с поиском информации, изготовлением дубликатов, на которые у налоговой обычно не хватает человеческого ресурса.

Обратите внимание, что без документов ООО не может вести деятельность в полном объеме. А если произошло хищение, то возникает опасность, что злоумышленники смогут оформить нелегальную сделку от вашего имени. Для таких обстоятельств предусмотрена возможность срочно восстановить бланки. Но за срочность придется доплатить. Размеры пошлины по каждому документу можно посмотреть на сайте налоговой инспекции и там же сформировать квитанцию на оплату по соответствующему запросу. Срочные заявки вдвое дороже, но документы можно получить на следующий день после обращения.

Перечень бланков для восстановления документов ООО

  1. Квитанция на определенную сумму (оригинал).
  2. Заявление на выдачу конкретного документа (устав, свидетельство о регистрации, ИНН).
  3. Паспорт заявителя.
  4. Нотариально заверенная доверенность (если обращается доверенное лицо).

Обратите внимание, что при срочном обращении заявление и квитанция должны быть оформлены соответствующим образом, иначе они попадут в общую папку.

Кто может восстанавливать документы ООО

Обратиться в налоговую инспекцию по вопросу восстановления учредительных документов и подать документы может учредитель или доверенное лицо (например, личный юрист). Представитель должен иметь доверенность, заверенную у нотариуса.

Обращение в государственные ведомства через посредников – это дополнительная трата денег. Для небольшой компании личное обращение одного из учредителей ООО – более выгодный вариант при восстановлении устава или других документов ООО. Крупные компании обычно работают через представителей, у которых везде есть «свои» люди, поэтому процедуры осуществляются быстро.

Получение дубликатов учредительных документов и свидетельств ИНН, ОГРН

Случается, что фирма теряет все учредительные документы. Иногда по собственной неосторожности, иногда из-за несчастного случая или воровства… Понятно, что организация не сможет работать без документов, а значит, их нужно восстанавливать. О том, как получить дубликаты документов в Москве, я расскажу подробнее в этой статье.

Процесс восстановления документов состоит из:

  1. Оплаты госпошлины;
  2. Заполнения заявления о выдаче дубликата, указывая те данные, которые потребует Межрайонная ИФНС или территориальная инспекция;
  3. Подачи заявления и квитанции в налоговую инспекцию (лично или по доверенности);
  4. Получение дубликата.

Получение дубликата свидетельства о постановке на учет (ИНН)

Получать дубликат ИНН нужно в налоговой инспекции, к которой относится юридический адрес организации. В каждой налоговой свои требования для оформления заявлений и порядки их представлений в инспекцию. Например, в ИФНС №9 подавать заявление может только генеральный директор или главный бухгалтер. Некоторые ИФНС примут заявления от физического лица по нотариальной доверенности. Получить копию свидетельства можно лично (часто это официальное требование налоговой) и по доверенности.

Необходимые документы:

  • заявление, в котором необходимо указать причину утраты свидетельства, номера ИНН и ОГРН компании;
  • квитанция об оплате пошлины;
  • доверенность (если ваша ИФНС принимает документы по доверенности).

В качестве причины утраты можно писать «в связи с утерей». Обычно такая формулировка устраивает налоговую.

Цена и сроки

Размер пошлины составляет 300 рублей. Копия свидетельства ИНН готовится в течение 5 рабочих дней.

Оплата пошлины должна производиться по реквизитам ИФНС №26.

Получение копии устава

Копия устава организации выдается в территориальной ИФНС. Чтобы получить этот документ, необходимо также подать заявление на предоставление копии и квитанцию об оплате. Копия устава обойдется в 200 рублей (400 рублей за срочность).

В квитанции необходимо указать реквизиты вашей налоговой, в которой будете получать копию устава. Соответственно, для Москвы — это реквизиты МИФНС №46, для Санкт-Петербурга — МИФНС №15. Узнать адрес и платежные реквизиты любой ИФНС вы можете на сайте www.nalog.ru (смотрите схему, которая поможет вам найти необходимые реквизиты).

Дубликат свидетельства о государственной регистрации (ОГРН)

Получить дубликат свидетельства ОГРН можно в регистрирующем органе, который его выдавал. В Москве это МИФНС №46. Подавать заявление на выдачу дубликата должен лично руководитель компании. Если же у него нет возможности явиться в инспекцию, то можно подать заявление по письменной доверенности с печатью и подписью директора, но оно будет принято как почтовое отправление. Учтите, что в этом случае дубликат свидетельства ОГРН будет отправлен по почте на юридический адрес организации. Как показывает практика, ожидание документа по почте порой превышает месяц. Иногда письмо теряется и приходится начинать все с начала. Если же вы не заберете вовремя письмо, то оно вернется в налоговую. А это, в свою очередь, может привести к необходимости объяснять налоговикам, почему вы не получаете почту по своему адресу.

Необходимые документы:

  • заявление от руководителя организации, в котором указаны номер ОГРН, дата внесения записи в ЕГРЮЛ, причина утраты свидетельства;
  • квитанция об оплате госпошлины;
  • доверенность (если руководитель все же не может сам прийти в налоговую).

Цена и сроки

Готовится дубликат в течение 5 рабочих дней. Если компания зарегистрирована до 01 июля 2002 года, то размер пошлины составит 200 рублей. В случае, когда компания зарегистрирована после указанной даты, то размер пошлины составит 20% от суммы, уплаченной при регистрации. То есть, если за регистрацию вы платили 2000 рублей, то пошлина за выдачу дубликата будет 400 рублей. С 22 июля 2007 года размер пошлины за регистрацию вырос до 4000 рублей, значит, пошлина за оформление дубликата ОГРН составит 800 рублей для тех фирм, которые были зарегистрированы после указанной даты. В квитанции указываются реквизиты МИФНС №46. Оплатить госпошлину можно на территории данной инспекции. Для удобства посетителей там установлен платежный терминал. Это сэкономит время, и вам не нужно думать, какие же реквизиты вписывать в квитанцию.

Выдача дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН

В Москве выдача дубликата свидетельства ГРН осуществляется МИФНС №46. Получить дубликат можно как при личном обращении руководителя организации, так и по доверенности (заявление считается тогда почтовым отправлением, свидетельство высылается на почту по юрадресу).

Получать свидетельства ГРН необходимо, так как эти документы часто требуются для предоставления в банки. И если были утеряны все свидетельства ГРН, то, соответственно, их все придется восстанавливать. Замечу, что госпошлину необходимо оплачивать за каждое свидетельство.

Пошлина в размере 300 рублей за выдачу дубликата свидетельства ГРН оплачивается на реквизиты МИФНС №46. Готовится дубликат также в течение 5 рабочих дней.

В ближайшем времени планируется отмена Постановления Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439. В связи с этим перестанут выдавать свидетельства ГРН и их дубликаты, вместо этого будут выписки о внесении записи в ЕГРЮЛ. Процедура получения выписки не будет сильно отличаться от процедуры получения дубликата свидетельства. Размер госпошлины пока не известен, возможно, получить выписку можно будет бесплатно. При этом ранее выданные свидетельства не будут считаться недействительными.

Станут ли банки или иные организации в таком случае требовать от вас свидетельства ГРН? Может, в первое время и возникнут недопонимания, но, как утверждают сотрудники налоговых инспекций, этот вопрос быстро утрясется.

В конце хотелось бы обратить внимание на то, что в статье представлены общие рекомендации. Но у каждой налоговой есть свои особенные требования. В принципе, процедура оформления дубликатов документов не такая и сложная. В приложениях к статье вы найдете квитанции с реквизитами МИФНС №46 и ИФНС №26. Если у вас остались вопросы, то вы можете обратиться к экспертам Регфорума – они всегда помогут!

Редактор Регфорум.ру Анастасия Бычкова

Что делать, если утеряны первичные документы

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Основные особенности
  2. Порядок действий при утере документов
  3. Меры по восстановлению первичной документации
  4. Восстанавливаем отчетность
  5. Ответственность за утерю первички

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

  1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
  2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.

Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ

  • Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
  • Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
  • ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

    Меры по восстановлению первичной документации

    Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

    • Проведение сверок с контрагентами.
    • Направление запросов на восстановление документов.
    • Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
    • Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
    • Приведение квитанций, чеков, реестров.

    Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

    Получаем банковскую первичку

    Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

    • Наименование документа.
    • Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
    • Контактные данные заявителя.
    • Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
    • Номер расчетного счета компании.
    • Подпись генерального директора.

    Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

    Восстанавливаем кассовые чеки

    Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.

    Запрашиваем первичные документы у контрагентов

    Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

    • О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
    • Наименование документа.
    • Изложение обстоятельств.
    • Просьбу о предоставлении копий.
    • О заявителе, подпись гендиректора.

    Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

    Восстанавливаем отчетность

    Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

    Ответственность за утерю первички

    Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

    • Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
    • Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
    • Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

    В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

    Споры, связанные с передачей документов новому директору

    Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

    Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

    Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества. И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

    Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

    Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

    Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

    Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества. В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно. Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

    Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

    Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

    В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

    Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

    Читайте также  Как составить договор займа между физическими лицами?

    Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

    За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

    Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

    В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

    Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

    То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.

    Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.

    При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

    В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

    Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.

    Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.

    Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

    Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

    Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

    На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

    Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

    МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

    Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.

    Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

    Правила восстановления первичной документации

    Потеря первичной документации – вечная головная боль любой организации. Как восстановить утраченные подлинники, Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстанавливать утраченные документы.

    Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).

    Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.

    Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.

    Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с кон­трагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.

    Первичные документы

    Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.

    Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.

    Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.

    Банковские выписки

    Для получения утерянной документации из банка необходимо составить соответствующий запрос с указанием реквизитов документов, после этого его нужно будет направить в филиал кредитной организации, в котором обслуживается компания.

    Кассовые чеки

    Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.

    Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.

    Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.

    В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.

    Вся процедура занимает до семи рабочих дней.

    Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.

    И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.

    Счет-фактура

    При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.

    Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.

    Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

    Договоры

    Самым эффективным способом восстановления этого типа документов, конечно же, является общение с контрагентами, которым направляются соответствующие запросы с просьбой предоставить дубликат документов. Лучше самим организовать получение дубликата, если вы находитесь в одном регионе. Либо предложите возместить расходы на отправку документа. Один из вариантов «воскрешения» бумаги – нотариально заверить копию договора, имеющуюся у второй стороны.

    Если контрагент не выходит на связь, а офиса и след простыл, загляните в ЕГРЮЛ, возможно, партнер реорганизовался или находится в стадии ликвидации. Тогда можно обратится к правопреемнику или ликвидатору. Правда, после ликвидации делового партнера шанс переподписать договор минимален, так как печать компании подлежит уничтожению.

    Если есть запись о том, что компания числится как действующая, возможно, компания просто сменила адрес и нужно приложить усилия по ее поиску. Позвоните по всем имеющимся у вас телефонам, включая мобильные номера сотрудников. Можно обратиться к специалистам, которые за вас выполнят эту работу.

    Одним из вариантов выхода из ситуации будет изучить электронную переписку с партнером. Суды признают в отношении договоров на основании пункта 2 статьи 434 ГК РФ, для заключения которых достаточно письменной формы (например, оказание услуг), переписку по почте. Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору (например, Постановление АС Московского округа от 6 июня 2014 г. № А40-131282/13).

    Существуют договоры, которые необходимо зарегистрировать, например, контракты с недвижимостью или сделки с интеллектуальной собственностью. Экземпляры таких договоров хранятся в регистрирующих органах: Росреестре или Роспатенте. В случае утери возможно запросить копию в этих органах.

    После того как все документы будут восстановлены, нужно создать систему, при которой бумаги не будут теряться. Одним из инструментов является переход на электронный документооборот (ЭДО). Обратите внимание: возможно, нецелесообразно использование ЭДО компаниям с небольшим документооборотом. Но если оборот документов в месяц перешел за отметку в 1 000 штук, это повод для размышления.

    Дополнительно, как в случае с ЭДО, так и при бумажном документообороте, имеет смысл разработать специальный регламент по контролю за подписанием первичных документов: определите ответственных лиц, регулярность проверок, ответственность. Ознакомьте сотрудников с этими правилами и придерживайтесь их.

    Бератор нового поколения
    ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

    То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

    Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

    *Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

    Как самостоятельно закрыть ООО: пошаговая инструкция

    Добровольная ликвидация ООО — процесс долгий и непростой. Он занимает примерно 4 месяца, а может растянуться и на год. Вам предстоит трижды подать заявление в налоговую, два раза подготовить бухгалтерский баланс и сделать одну публикацию в СМИ. Обо всём по порядку — в нашей инструкции.

    1 шаг. Принять решение о ликвидации

    Проведите собрание участников ООО или подготовьте решение единственного учредителя, если открыли организацию в одиночку.

    В протоколе собрания или решении учредителя напишите, что вы:

    1. Решили начать добровольную ликвидацию ООО.
    2. Утвердили состав ликвидационной комиссии и её председателя или назначили единоличного ликвидатора.
    3. Утвердили порядок и сроки ликвидации. Максимальный срок — один год.

    2 шаг. Сообщить о ликвидации в налоговую

    В течение трёх рабочих дней после принятия решение о ликвидации, подайте в регистрирующую налоговую:

    • уведомление по форме № Р15016. Есть два варианта: а) подать уведомление на бумаге — но тогда придётся заверять его у нотариуса, б) воспользоваться сервисом налоговой — но тогда понадобится электронная подпись. Выпустить электронную подпись будет дешевле, если её ещё нет. И она пригодится для публикации сведения на Федресурсе.
    • протокол собрания учредителей или решение единственного учредителя о ликвидации фирмы.

    Если не подать документы в налоговую в течение трёх дней, могут оштрафовать на 5 000 рублей.

    Как подать документы:

    • лично
    • по почте ценным письмом с описью вложений
    • в электронном виде через сайт Госуслуг
    • через многофункциональный центр — но не все МФЦ принимают эти документы, позвоните им заранее.

    Через 5 рабочих дней налоговая выдаст вам лист о внесении в ЕГРЮЛ записи о том, что организация находится в процедуре ликвидации. С этого момента нельзя изменять учредительные документы и участвовать как ООО в составе других организаций.

    Уведомлять ПФР и ФСС о ликвидации больше не нужно, налоговики сделают это самостоятельно.

    3 шаг. Рассказать о ликвидации в СМИ, опубликовать сведения на Федресурсе и сообщить контрагентам

    1. Опубликуйте в журнале «Вестник государственной регистрации» сообщение о ликвидации фирмы, порядке и сроке заявления требований кредиторами. Этот срок не может быть меньше двух месяцев. За это время все, кому должна ваша организация, могут потребовать возврата долга. Опубликовать сообщение можно через Федресурс — см. следующий пункт.
    2. В течение трёх рабочих дней с даты принятия решения о ликвидации внесите сведения в Единый федеральный реестр о фактах деятельности юридических лиц (Федресурс) . Для этого понадобится зайти на портал с электронной подписью, а также выставить и оплатить счёт за размещение сведений. Другой способ — через нотариуса с использованием его электронной подписи.
    3. Направьте письменные уведомления о ликвидации контрагентам, перед которыми у вас есть долги. Составьте их в свободной форме. Срок не установлен, но рекомендуем сделать это сразу после публикации в СМИ. Лучше всего направить письмо почтой — с объявленной ценностью и описью вложений. Так вы подтвердите, что письменно уведомили кредиторов. Шаблон уведомления контрагентов.

    4 шаг. Сообщить в службу занятости и сотрудникам об увольнении

    1. Предупредите всех сотрудников о предстоящем увольнении не позднее, чем за 2 месяца. Для этого составьте письменное уведомление и ознакомьте с ним работников под роспись. Основание увольнения — по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности организации в соответствии с п.1 ст. 81 ТК РФ.

    Шаблон уведомления сотрудника
    Подайте письменное уведомление в службу занятости населения не позднее, чем за 2 месяца. А если увольнение массовое — за 3 месяца. Обычно увольнение считается массовым, если у вас больше 15 сотрудников, но некоторые регионы могут устанавливать свои правила — узнайте в местной службе занятости. Укажите в уведомлении сведения по каждому работнику: должность, профессию, специальность, квалификационные требования к ним и условия оплаты труда.

    Шаблон уведомления службы занятости

  • Увольте сотрудников через два-три месяца после подачи всех уведомлений. Выдайте им выходное пособие и компенсацию за неиспользованный отпуск и сохраните средний месячный заработок на период, пока сотрудник ищет новую работу, но не дольше двух месяцев.
  • Сдайте отчёт СЗВ-ТД в день утверждения приказа об увольнении или на следующий рабочий день.
  • 5 шаг. Подготовить промежуточный ликвидационный баланс и сдать его в налоговую

    Минимум через два месяца после публикации сообщения о ликвидации в СМИ подготовьте промежуточный ликвидационный баланс. Специальных требований нет, но на практике его составляют по тем же правилам, что и обычный бухбаланс по форме №1, и добавляют сведения:

    • о составе имущества организации,
    • о требованиях, которые предъявили кредиторы, и результатах их рассмотрения,
    • о требованиях, которые удовлетворил суд вступившим в законную силу решением.

    Для подготовки баланса нужно разбираться в бухучёте, поэтому, если у вас нет опыта в этом деле, обратитесь за помощью к бухгалтеру.

    Когда промежуточный бухбаланс готов, утвердите его на собрании учредителей или решением единственного участника, чтобы утвердить бухбаланс.

    Подайте ликвидационный баланс в налоговую вместе с уведомлением № Р15016 . Приложите к документам подтверждение публикации в «Вестнике государственной регистрации» и протокол собрания учредителей или решение единственного участника ООО об утверждении бухбаланса. По закону они не нужны, но на практике налоговая может их попросить.

    6 шаг. Рассчитаться по долгам

    Платите по долгам в порядке очередности по Гражданскому кодексу. Сразу после утверждения ликвидационного баланса рассчитайтесь:

    • в первую очередь с гражданами, перед которыми ваша организация отвечает за причинение морального вреда или вреда жизни и здоровью, если такие есть,
    • во вторую очередь с работниками по трудовому договору по выплате зарплаты и выходных пособий.

    Спустя месяц со дня утверждения ликвидационного баланса, погасите долги третьей и четвертой очереди:

    • в третью очередь заплатите все налоги и страховые взносы, штрафы и пени,
    • в четвертую очередь — оставшиеся долги.

    Если денег не хватает, ликвидационная комиссия продаёт имущество организации на торгах. А если и выручка от продажи имущества не покроет долги компании, тогда нужно открывать процедуру банкротства. Для этого лучше обратиться к специалистам по делам о банкротстве.

    7 шаг. Составить окончательный ликвидационный баланс

    После расчётов с сотрудниками, контрагентами и государством, составьте и утвердите ликвидационный баланс. Он также составляется по общим правилам подготовки бухгалтерского баланса и утверждается на общем собрании учредителей или решением единственного участника ООО.

    8 шаг. Отчитаться по налогам, уволенным сотрудникам и снять с учёта кассу

    В течение месяца с момента утверждения ликвидационного баланса и до подачи документов в налоговую на закрытие, сдайте в фонды отчёты по уволенным сотрудникам:

    • СЗВ-Стаж в ПФР на всех сотрудников, которые работали у вас в течение года ликвидации,
    • СЗВ-М, если в течение последнего месяца ликвидации в ООО были сотрудники по трудовым и гражданско-правовым договорам,
    • СЗВ-ТД за кадровые события, например, за увольнения,
    • расчёт по страховым взносам в налоговую,
    • 4-ФСС в фонд социального страхования.

    Также сдайте налоговую отчётность — закон не устанавливает сроки, но нужно это сделать до перехода к последнему этапу.

    • декларацию по УСН
    • 6-НДФЛ.

    Снять кассу с учёта в налоговой можно несколькими способами: подать заявление в инспекции, на портале ФНС или в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД). Срок подачи заявления законодательно не ограничен.

    9 шаг. Подать в налоговую документы на ликвидацию ООО

    После утверждения ликвидационного баланса учредители могут разделить между собой имущество организации. И только в последнюю очередь подают документы в налоговую на закрытие:

    1. Заявление по форме Р15016.
    2. Ликвидационный бухгалтерский баланс
    3. Квитанцию об уплате госпошлины 800 рублей. Согласно поправкам, с 2019 года госпошлина не уплачивается в случае представления в регистрирующий орган электронных документов, необходимых для регистрации ликвидации юрлица. Статья 333.35 НК РФ

    Подайте документы одним из способов:

    • лично
    • по почте ценным письмом с описью вложений
    • в электронном виде через сайт Госуслуг
    • через многофункциональный центр — но не все МФЦ принимают эти документы, позвоните им заранее.

    Кто может помочь с документами

    Есть сервис Документовед — он здорово помогает подготовить документы для ликвидации ООО.

    А что если не закрывать ООО?

    Закрывать ООО — долго и сложно, поэтому часто встречаются организации без сотрудников, доходов и сделок. Такие фирмы не платят налоги и взносы, но по-прежнему должны сдавать нулевую отчётность.

    Бывают брошенные организации, у которых нет движений по банковскому счёту и которые не сдают отчётность. Если это продолжается больше 12 месяцев, у налоговой появляется основание ликвидировать ООО в одностороннем порядке без согласия учредителей. Но это право, а не обязанность налоговой, поэтому на практике случается редко. Гораздо чаще брошенная организация продолжает числиться в ЕГРЮЛ, и её штрафуют за несданную отчётность.

    Читайте также  За сколько времени до свадьбы подается заявление в загс

    Ещё один вариант избавиться от ООО — продать его. Это проще, чем закрыть организацию, но тут есть свои минусы:

    • Такая возможность должна быть предусмотрена в уставе организации.
    • Договор купли-продажи обязательно должен быть заверен у нотариуса — это стоит минимум 10 тысяч рублей, а максимальная стоимость может достигать 150 тысяч.

    Как закрыть ООО в Эльбе

    Эльба поможет сдать декларацию по УСН или ЕНВД с учётом даты ликвидации ООО.

    В разделе «Реквизиты» пролистайте вниз до конца страницы. Поставьте галочку «Я хочу сдать отчёт при закрытии ООО». Укажите дату, когда вы закрыли организацию, — по листу записи госреестра, который вам выдали в налоговой.

    Затем в разделе «Актуальные задачи» выполните задачи по отчётности. Они сформируются с учётом даты, когда вы закрыли ООО.

    Статья актуальна на 01.02.2021

    Получайте новости и обновления Эльбы

    Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector