Проверка трудовых договоров на соответствие законодательству

Проверка трудовых договоров на соответствие законодательству

Проверка трудовых договоров на соответствие законодательству

Какие кадровые документы проверит трудинспекция и какие ошибки может найти

Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.

Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.

Список документов

В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.

Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.

Вот этот список:

Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.

Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.

Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.

На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.

Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.

Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:

  • о задолженности по страховым взносам, по пеням и штрафам;
  • из бухгалтерской отчетности;
  • о кодах статистики (ОКПО, ОКТМО и т.д.);
  • из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • из реестра дисквалифицированных лиц;
  • о задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов за нарушения законодательства;
  • о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год;
  • о сумме фактически уплаченных налогов за текущий финансовый год в бюджеты всех уровней;
  • о размере ежемесячных страховых выплат по обязательному соцстрахованию от НС и ПЗ;
  • о судимости, о нахождении в розыске;
  • о регистрации по месту жительства гражданина РФ.

Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.

Проверьте себя сами

Кстати, не дожидаясь проверки ГИТ, работодатели могут протестироваться самостоятельно, чтобы понять, все ли в фирме в порядке с соблюдением ТК. Для этого на сайте Роструда есть специальный сервис самопроверки — «Электронный инспектор» .

Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.

Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.

Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.

Кадровые ошибки

Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.

Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.

Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.

Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.

А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.

1. Содержание трудового договора

Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.

Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.

2. Ознакомление с ЛНА

С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.

Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.

3. График отпусков

В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.

Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.

4. Расчетные листки

Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.

Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.

5. Индексация зарплаты

Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.

Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.

Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.

Проверки трудовой инспекции

Трудовая инспекция приходит только к тем предпринимателям, у которых есть сотрудники. И скорее даже к тем, кто с этими сотрудниками не нашёл общего языка.

Виды проверок

Проверки бывают: плановые и внеплановые. О плановых проверках можно узнать ещё до начала года, на сайте Генпрокуратуры. Чтобы подготовиться к такой проверке, Роструд сделал проверочные листы, которые можно заполнить онлайн. То есть вы проходите тест и в конце вам формируют что-то вроде проверочного акта. Там будут предупреждения и советы о том, что важно исправить перед проверкой. Формулировки в тестах не самые простые, но сама идея этого инструмента — хорошая и может быть полезна.

Хорошая новость в том, что малый бизнес освободили от проверок до конца 2021 года. Правда, и тут есть исключения — малый бизнес в сфере образования, здравоохранения, социальной сфере и с лицензируемыми видами деятельности всё равно могут проверить.

А вот от внеплановых проверок никто не застрахован, об их причинах расскажу ниже.

Плановые и внеплановые проверки бывают выездными и документарными:

Документарные — это когда вас просят прислать заверенные копии документов, чтобы исключить подозрения в нарушениях, которые сейчас есть у инспекторов. Например, они видят, что вы платите совсем небольшую зарплату и просят объясниться. А вы рассказываете, что зарплата у вас такая, потому что сотрудники работают на полставки и отправляете заверенные копии трудовых договоров в подтверждение.

Выездные — это когда к вам в офис, магазин или салон приходят инспекторы лично и неожиданно. Смотреть тоже будут документы, причём за любой период, но лишь по теме проверки. Прочитайте её заранее в приказе о проверке. Например, если тема ревизии — начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с персональными данными работников, инспекторы не вправе. А распоряжение, в котором не указан предмет проверки совсем — незаконно.

Причины проверок

Самая распространённая — жалоба ваших же сотрудников. Ещё звоночки могут прийти из прокуратуры, полиции, налоговой, фондов и даже с сайтов с вакансиями. Например, когда одно из условий найма — московская прописка.

По данным портала трудинспекции больше половины жалоб касается именно оплаты труда. То есть работники готовы терпеть нарушения своих трудовых прав и идти на компромиссы с работодателем, пока дело не касается денег.

При этом анонимные заявления трудинспекция не принимает. С жалобой нужно прийти лично или оставить её на сайте, зарегистрировавшись через портал госуслуг.

Интересный факт 1: пожаловаться на вас может не только сотрудник, чьи права нарушаются, но и его коллега.

Интересный факт 2: вам не должны раскрывать имя работника, который на вас нажаловался, как и показывать текст его жалобы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Ошибки, которые приводят к проверкам

Работодателя могут наказать, если он:

  • не вовремя выплачивает зарплату, один раз в месяц — это тоже не вовремя;
  • не полностью выплачивает зарплату или она в принципе меньше МРОТ;
  • задерживает расчёт при увольнении;
  • не оплачивает сверхурочную работу;
  • выплачивет отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
  • не отпускает в отпуск;
  • не проводит спецоценку условий труда;
  • не выдаёт расчётный листок, в котором описано, как рассчитывается зарплата работника;
  • ошибается в трудовых договорах.

Про ошибки в трудовых договорах напишу пару слов отдельно. Самая первая тактическая ошибка — замена трудового договора договором ГПХ. Не надо так. Да, на договоре ГПХ можно платить чуть меньше страховых взносов за сотрудника, но эти 4-5% не сильно помогают сэкономить, а под риск вас ставят.

А дальше фактические ошибки в тексте самого договора. Например, четкие даты выплаты зарплаты меняют на абстрактное «Выплата зарплаты до такого-то числа». Или не указывают трудовую функцию работника — важно перечислять в трудовом договоре его основные обязанности или сослаться на должностную инструкцию. Иначе, как сотруднику чувствовать себя уверенно в том, что вы не будете заставлять его делать вещи, которые его должностью не предусмотрены?

Например, «Почту России» оштрафовали на 2 миллиона рублей за то, что её сотрудников заставляют торговать продуктами, хотя такая обязанность не предусмотрена их трудовым договором.

Штрафы, которые выставляют за ошибки

Может повезти и контролёры обойдутся предупреждением. Если не повезёт, то ждёт штраф за административное правонарушение.

Не заключили трудовой договор, заменили его ГПХ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей;
  • для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

Невыплата зарплаты или неполная выплата (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — предупреждением или административным штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Платные услуги мошенников

Помните, любая проверка начинается с удостоверения проверяющего и распоряжения на проверку, которое обязательно подписывает и заверяет печатью руководитель территориального органа. Без них к своим документам даже не подпускайте.

Мошенники знают, как играть на чувствах предпринимателей — они представляются сотрудниками трудинспекции, пугают предстоящей внеплановой проверкой и предлагают помочь к ней подготовиться. За деньги, конечно же. Помните: платных услуг никакие государственные ведомства не оказывают.

Коротко

  • Малый бизнес освобождён от плановых проверок до конца 2021 года и даже после этого шанс попасть на такую проверку — небольшой.
  • Выездные проверки случаются чаще всего из-за жалоб сотрудников.
  • Даже если найдут нарушение, можете отделаться предупреждением, особенно в самый первый раз.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Проверка договора юристом

Не все люди знают о такой услуге, как юридическая проверка документов и обращаются к юристам на том этапе, когда вследствие плохо или невыгодно составленного договора уже возникли проблемы.

А вот среди организаций предварительная проверка договора юристом достаточно распространена, а для среднего и крупного бизнеса является бизнес-стандартом.

1. Зачем нужно проверять договоры?

Перед заключением договора, особенно если он касается принятия на себя серьезных обязанностей или договоров на крупные суммы, рекомендуется провести юридическую проверку договора. Это также касается договоров купли-продажи недвижимости, договоров поставки и т.п.

От корректности составления текста договора зависит и его исполнение, и эффективность судебного урегулирования спора, в случае необходимости.

При проведении консультации юрист может провести правовую экспертизу договора, которая выявит как возможные риски, которые могут содержаться непосредственно в условиях договора, так и проверить договор на соответствие законодательству.

2. Что именно в договорах нужно проверять и как?

2.1 Контрагент (другая сторона договора)

Прежде чем заключать договор с кем-либо, важно понимать с кем имеешь дело. Может оказаться так, что Ваш контрагент является фирмой-однодневкой, финансово неустойчив, находится в процессе многочисленных судебных тяжб или имеет другие проблемы. Уже во время знакомства и проведения первых переговоров по согласованию договора стоит внимательно наблюдать за поведением руководителя организации, также можно задавать вопросы по поводу организации: в каком году она приступила к реальной работе с клиентами, какие организации являются её основными партнерами и др. Далее следует собственно сама юридическая проверка организации.

Из минимально необходимых первичных действий при проверке следует отметить следующие:

а. Заказать выписку из ЕГРЮЛ, чтобы начать проверку организации: https://egrul.nalog.ru/index.html
б. Проверить оплату организацией налогов и сдачу отчетности: https://service.nalog.ru/zd.do
в. Проверить наличие заявлений директора о том, что он более не является директором (есть специальный сервис): https://service.nalog.ru/svl.do

Также существуют многочисленные платные сервисы проверки контрагентов, в которых можно получить остальную необходимую информацию и которыми не стоит пренебрегать.

2.2 Условия договора

Условия любого соглашения должны быть прописаны четко и не допускать двоякого толкования во избежание проблем с качественным исполнением самого договора.

В договоре должны быть оговорены все существенные условия, которые признаны таковыми законом. К примеру, в договоре купли-продажи необходимо достичь согласия по предмету договора и цене. Самое важное — четко идентифицировать объект купли-продажи в случае, когда речь идет об объекте недвижимости: указать адрес здания (дома), номер квартиры, общую и жилую площадь, количество комнат, кадастровый номер.

Условия договора должны быть сформулированы согласно законодательству, действующему на момент заключения договора. Без юридического образования может быть сложно самостоятельно провести анализ договора на предмет установления соответствия законам, поэтому в случае заключения сложного или ответственного договора не лишним будет обратиться к квалифицированному юристу.

Убедитесь, что в договоре указаны основные условия:

а. Предмет договора.

б. Сумма договора и порядок расчета.

в. Штрафные санкции за неисполнение или исполнение с опозданием (пени, неустойка и т.п.).

г. Условия расторжения договора по инициативе сторон.

2.3 Оценка дорогостоящего имущества

Перед тем, как продавать или покупать дорогостоящее имущество (недвижимость, пакет акций и т.д.), необходимо убедиться в правильности установленной в договоре цены.

Для этого необходимо обратиться к профессиональному оценщику в рамках Федерального закона «Об оценочной деятельности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 135-ФЗ.

2.4 Полномочия представителя контрагента

Есть круг лиц, которые имеют право действовать от лица организации без доверенности. Эту информацию можно проверить в ЕГРЮЛ, как правило это руководитель организации (единоличный исполнительный орган). При этом важно учесть, что для всех организаций существует обязанность подавать заявление в случае замены данного лица.

Если же перед Вами уполномоченный организацией по доверенности, то следует внимательно ознакомиться с этим документом.

Во-первых, проверить срок действия доверенности. Если срок действия не указан, то он по закону равен одному году. Если же в доверенности нет даты начала действия доверенности, то она недействительна.

Во-вторых, проверить, указано ли в доверенности полномочие конкретного лица на заключение сделок от имени организации.

В-третьих, если доверенность заверена нотариально, то можно проверить её действительность на специальном ресурсе https://www.reestr-dover.ru/.

2.5 Одобрение со стороны общего собрания участников или совета директоров общества

В уставе организации может быть прописана необходимость подобного одобрения перед заключением сделки. Чаще всего это касается крупных сделок, однако в данном контексте может быть указан определенный вид сделок.

К примеру, в соответствии с п. 3 ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» к одному из полномочий общего собрания участников общества относится одобрение совершения крупных сделок. К тому же общество может передать это полномочие совету директоров, закрепив его в уставе общества.

Следовательно, во время проведения переговоров с контрагентом о заключении сделки верным решением будет запросить у него копию устава и проверить, было ли получено необходимое одобрение.

2.6 Условия договора об урегулировании споров

Чтобы избежать недопонимания по поводу урегулирования споров, необходимо прописать такие способы в условиях договора.

Как правило, указывается процедура досудебного урегулирования, по которой компания сначала направляет своему контрагенту претензию. В случае же невозможности урегулировать спор в рамках данной процедуры, организации обращаются в суд.

Здесь необходимо обратить внимание, какой суд указан в договоре для рассмотрения споров. Лучше проверить, соответствует ли данное условие действующему законодательству и есть ли оговорка по поводу рассмотрения в третейском суде.

3. А что может случиться, если не проверять договоры?

Если не обнаружить договорные риски своевременно, то в итоге они могут реализоваться в проблемы: договор может быть признан судом недействительным, либо будет расторгнут, организация или физическое лицо могут понести убытки, а директор организации может быть привлечен к субсидиарной ответственности.

Договор может быть признан недействительным по нескольким основаниям:

(1) отсутствуют существенные условия;

(2) указаны условия, противоречащие законодательству (зачастую такой договор является оспоримым, однако если такая сделка посягает на публичные интересы или интересы третьих лиц, которые охраняются законом, то договор является ничтожным);

(3) если подписан гражданином, который был признан судом недееспособным, то такой договор является ничтожным, а если его подписывал человек, являющийся ограниченно дееспособным, то этот договор можно оспорить в суде;

(4) договор может быть признан судом недействительным, если хотя бы одна из сторон подписала его под влиянием обмана, насилия, угрозы или неблагоприятных для себя обстоятельств и т.п.

Если Вы подписали договор с фирмой-однодневкой, то это может привести к убыткам, так как такой контрагент, скорее всего, и не собирался исполнять договор. А взыскать убытки в такой ситуации будет почти невозможно.

В договоре может быть указано, что споры будут разрешаться в третейском суде. Само разбирательство в этом случае может стоить больших денег, и Вы просто не сможете себе это позволить.

Директор общества может быть привлечен к личной ответственности в случае заключения договора, не одобренного со стороны общего собрания участников.

В целом это лишь приблизительный перечень возможных неблагоприятных последствий, которые могут наступить в случае непроведения правовой экспертизы договора.

Стоимость услуг юриста в Москве по юридической проверке договоров может сильно разниться, и зависит прежде всего от квалификации конкретных специалистов, набора предоставляемых услуг и сложности проведения подобного анализа договора.

Видео про правовой анализ договора

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

    Для должностных лиц — 1000–5000 руб.

Для предпринимателей — 1000–5000 руб.

Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Читайте также  Гражданин киргизии оформление на работу

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

    заявления (отпуска, увольнения),

уведомления (при сокращении, ликвидации),

соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),

распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),

трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),

дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Трудовой договор

Образец документа и рекомендации по его оформлению

Трудовой договор

Образец договора, подготовленный специалистами сервиса.

Правила составления трудового договора

Для того чтобы зафиксировать трудовые отношения работодатель обязан заключить с работником трудовой договор. Данный документ составляется в письменной форме и определяет взаимные права и обязанности сторон.

Если работодатель вопреки закону уклоняется от заключения трудового соглашения, то его могут привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (на директора штраф 10-20 тысяч, на ИП — 5-10 тысяч, на организацию — 50-100 тысяч рублей). За повторное совершение данного правонарушения наказание будет еще больше.

Также работодатель может понести налоговую ответственность за невыплату налогов и взносов: он будет обязан произвести все невыплаченные отчисления и уплатить штраф в размере 20% от общей суммы долга.

Содержание трудового договора

Преамбула соглашения должна содержать следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные;
  • данные о работодателе юридическом лице: наименование, сведения о лице, подписавшем трудовой договор, и основание его полномочий;
  • данные о работодателе индивидуальном предпринимателе: фамилия, имя, отчество, ИНН и ОГРНИП;
  • место и дата заключения соглашения.

Предмет договора

В данном разделе укажите трудовую функцию работника — должность в соответствии со штатным расписанием, а также то, что работник свои трудовые функции будет выполнять лично и получать за это заработную плату. В тексте соглашения необходимо указать, что работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Указание должности работника должно соответствовать штатному расписанию организации. Также, для некоторых должностей предусмотрены различные компенсации и доплаты, досрочный выход на пенсию и т.д. В таких случаях, должность нужно указать в точном соответствии с документами, которыми предусмотрены данные льготы, иначе потом могут возникнуть проблемы с налоговой или пенсионным фондом.

Права и обязанности сторон

В данном разделе всё сводится к неукоснительному соблюдению норм трудового законодательства, внутренних актов работодателя и заключенного трудового договора.

Права работника согласуются с обязанностями работодателя и наоборот:

  • Работодатель обязан предоставить согласованную соглашением сторон работу и оплатить её, а работник обязан выполнять свои обязанности качественно и добросовестно и вправе требовать за это оплату.
  • Работник вправе требовать право на отдых и рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда, а работодатель обязан ему такие условия обеспечить и т.д.

Условия работы

Укажите в этом разделе характер работы: основная или по совместительству, также можно отметить иной характер работы, например, разъездная или работа в пути и т.д.

Тут же необходимо прописать, где находится место работы сотрудника. Обычно указывают наименование работодателя и адрес его местонахождения или иной адрес (адрес филиала, адрес склада или магазина и т.д.).

Бывают случаи, когда выполнение работы не привязано к определенному месту (например, работник выезжает на различные объекты для их демонстрации покупателям), тогда в договоре в пункте «место работы» можно указать только название организации и что работа имеет разъездной характер.

В данном разделе можно также указать дополнительные условия, которые не должны ухудшать положение работника. Например:

  • О неразглашении служебной, коммерческой и иной тайны, ставшей известной работнику в ходе выполнения порученной ему работы.
  • Об обязанности отработать определенный срок после обучения (если оно проводилось за счет средств работодателя).
  • Об установлении работнику испытательного срока (при этом следует не забывать для каких категорий лиц установление испытательного срока недопустимо).

Условия оплаты труда

Здесь необходимо детально прописать, из чего состоит заработная плата. Укажите сумму должностного оклада, размеры и порядок выплаты премий. Если работодатель не желает прописывать подробности премирования в договоре, то можно сделать отсылку к внутренним локально-нормативным актам, действующим у Работодателя (обычно положение о премировании).

Также в трудовом соглашении указывают сроки выплаты зарплаты (не реже двух раз в месяц) и способы ее получения (на руки или перечислением на расчетный счет).

Рабочее время и время отдыха

Здесь указывают продолжительность рабочего дня, времени отдыха, выходных и отпуска.

По закону рабочая неделя не может быть больше 40 часов (нормальная продолжительность рабочего времени). Также по согласованию сторон работнику можно установить сокращенную продолжительность работы. Для некоторых категорий сокращенное рабочее время является обязательным условием (несовершеннолетние, инвалиды, работающие во вредных условиях).

Далее укажите конкретный режим рабочего времени: количество рабочих и выходных дней в неделю, время начала и окончания работы, время перерыва на обед. Допускается прописать в договоре, что режим работы и отдыха установлен правилами внутреннего трудового распорядка, если такие правила существуют и работник под роспись с ними ознакомлен.

В разделе также нужно указать продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и возможность предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

Гарантии и компенсации

Можете просто написать, что работнику полагаются все гарантии и компенсации, которые предусмотрены законодательством и локально-нормативными актами.

Работодатель вправе установить работникам больший объем гарантий, чем это предусмотрено законодательством. Если эти гарантии не установлены ни законодательством, ни локальными актами организации, тогда их нужно прописать в тексте соглашения.

Срок действия договора

Работник должен приступить к работе в день, указанный в трудовом договоре. Чаще всего день подписания документа и начала работы совпадают. Но если даты отличаются, то укажите в соглашении день начала работы.

В случае, если заключается срочный трудовой договор укажите срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения именно срочного договора. Трудовой договор, в котором срок действия не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае сотрудник будет принят на работу на постоянной основе.

Ответственность сторон

Здесь присутствует типовая фраза о том, что стороны несут ответственность, которая предусмотрена законодательством.

Также можно дополнительно прописать, что если стороне договора причинен материальный ущерб, то он подлежит возмещению и расторжение договора от этого не освобождает.

Материальный ущерб при этом должен наступить в результате ненадлежащего исполнения работником или работодателем своих обязанностей. Основанием для возложения материальной ответственности на сторону трудового договора служит противоправное и виновное причинение ущерба.

Изменение и расторжение договора

Законодатель гарантирует работнику те условия договора, которые были оговорены при его заключении, и, не допускает их одностороннего изменения. Поэтому укажите в данном разделе, что изменение условий договора допускается только по согласованию Сторон посредством подписания дополнительного соглашения.

Расторгнуть договор стороны имеют право в случаях, предусмотренных законодательством. Указывать все подобные случаи в трудовом договоре не нужно.

Заключительные положения и реквизиты сторон

В окончании договора укажите типовые положения про количество экземпляров и регулирование иных вопросов, которые договором не освещены.

В самом конце укажите полные реквизиты сторон, поставьте подписи и печать организации.

Также можно перечислить все локальные акты работодателя, с которыми работник ознакомился при заключении договора, или составить для этого отдельный документ — лист ознакомления.

ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2021 году

Огромное количество вопросов требует внимания руководителей компаний, поэтому удерживать «в фокусе» все — невозможно. Из-за этого часто вопросы соблюдения трудового законодательства остаются «за кадром».

Однако в последнее время трудовые инспекции ужесточили контроль, появились новые основания проведения проверок, штрафы могут измеряться семизначными суммами.

Мы регулярно проводим большое количество проверок и более, чем в 90% случаев, находим нарушения. Рекомендуем Вам удостовериться: а все ли у Вас в порядке по самым распространенным нарушениям?

№ 8: Не заключаются трудовые договоры в тех случаях, когда они должны быть

Конечно, гражданско-правовой договор в некоторых случаях более выгодный вариант для компании, чем трудовой. Однако нужно понимать, что недостаточно просто вместо «трудовой договор» написать «договор подряда». Если Вы выбираете второй вариант, то не следует явно строить отношения между организацией и подрядчиком в такой форме, как если бы это были трудовые отношения: например, обязывать подрядчика подчиняться требованиям Правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Все это с легкостью выявит трудовой инспектор, особенно, если работник захочет «намекнуть» ему об этом.

Если в работе Вашей компании будут выявлены нарушения в заключении трудовых договоров (а это не только использование гражданско-правовых конструкций, но и случаи, когда человек выполняет работу и при этом вообще никак не оформлен), то с должностных лиц компании может быть взыскан штраф от 10 до 20 тыс. руб., а с юридического лица — в размере от 50 до 100 тыс. руб. (п. 3 ст. 5.27 КоАП).

№ 7: В трудовых договорах нет обязательных условий

Представим ситуацию, что Вы работаете исключительно с оформлением трудовых договоров. Но достаточно ли этого?

Зачастую трудовые договоры не составляются специально, а берутся из интернета так называемые «типовые формы». Никто особо не вникает: а что там указано, ведь есть четкие договоренности с работником, они ежедневно контролируются в процессе выполнения рабочих задач, проблем не возникает. Но это только на первый взгляд.

Знаете ли Вы, что в трудовом договоре должны быть конкретно прописаны: место работы, условия оплаты, режим рабочего времени и др. условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ? А если какого-то из этих условий не будет, то ответственность будет такая, как если бы Вы вообще не оформляли трудовые договоры.

Мы не призываем Вас отказаться от типовых трудовых договоров — это очень удобный инструмент, который экономит время сотрудника, занимающегося кадровым делопроизводством. Но мы рекомендуем проверить используемые в Вашей компании трудовые договоры на наличие всех обязательных условий. Это не займет много времени, но даст Вам уверенность.

Проверка достаточности условий в трудовых договорах — один из вопросов, который решает кадровый аудит

№ 6: Правила предоставления отпусков нарушаются

Все работники знают, что для ухода в отпуск самое главное согласовать его период с руководителем. Иногда процесс направления в отпуск на этом и заканчивается. Вроде всем все понятно и про оформление необходимых документов благополучно забывают. В итоге мы приходим на проверку в организацию, а там может не быть ни графика отпусков, ни уведомлений работников о начале отпуска, кроме того допускается несвоевременная выплата отпускных (работник вроде как не возражал) и другие нарушения гарантий, предусмотренных гл. 19 ТК РФ.

Как видим, в вопросе отпусков может быть много нарушений, а если аналогичное нарушение уже фиксировалось ранее, то штраф за эти нарушения на организацию может достигать 70 тыс. руб. (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Ну и, конечно же, не минуют ответственности и должностные лица компании (до 5 тыс. руб. за «первичное» нарушение, до 20 тыс. руб. за каждое «повторное» нарушение).

№ 5: Не соблюдается порядок привлечения к работе в выходные и праздничные дни и порядок оплаты этих дней

Еще один «пласт» часто выявляемых нарушений — это несоблюдение законодательства, регулирующего работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Иными словами, это работа в то время, которое обычно является нерабочим. В частности, это касается выходных и праздничных дней. Есть определенные правила, которые должны соблюдаться (ст. 113, ст. 153 ТК РФ):

  • письменное распоряжение нанимателя;
  • письменное согласие работника;
  • оплата в двойном размере и др.

Но, как правило, работа в таких случаях, носит срочный характер, все гораздо больше озабочены проблемой закрытия проекта, нежели оформлением «непрофильных» бумаг. В итоге, требования законодательства игнорируются. А зря. Размер штрафов такой же, как и при нарушении правил предоставления отпусков.

Как все корректно оформить в условиях спешки? Может помочь заранее подготовленная памятка с четкой последовательностью действий, которые нужно совершить при оформлении/оплате работы в нерабочее время.

№ 4: В ЛНА не указан порядок индексации зарплаты

Достаточно часто сталкиваемся с распространенным убеждением руководителей частных компаний о том, что «они не обязаны где-то закреплять порядок индексации заработной платы, т.к. у них вообще нет обязанности делать «индексацию». Это отчасти верно. Действительно, работодатели, нефинансируемые из бюджета, вправе самостоятельно определять сроки (периодичность) и размер индексации заработной платы. Но порядок индексации обязательно должен быть закреплен в локальном нормативном акте (например, коллективном договоре).

Если это не сделано, то снова получаем основание для привлечения к административной ответственности, а значит и повод для штрафов.

№ 3: Работники не ознакомлены с ЛНА

Многие работодатели уже осознали, что закрепление некоторых правил в локальных нормативных актах не только необходимо для соблюдения законодательства, но и удобно. Однако, почему-то по-прежнему часто встречаются случаи, когда работников не знакомят «под роспись» с ЛНА. Хотя такое ознакомление обязательно (абз. 10 ч. 2 ст. 22, п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Если сотрудник не ознакомлен с локальными нормативными актами, организацию и ее должностных лиц могут привлечь к такой же административной ответственности, как и за их отсутствие (ст. 5.27 КоАП РФ).

№ 2: Отсутствуют табели учета рабочего времени

При проверках трудовой инспекцией одним из основных мероприятий, включенных в программу проверки, является анализ табеля учета использования рабочего времени. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. Поэтому, если Ваша компания нарушает обязанность по ведению табелей рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), это легко выявит трудовая проверка и на организацию может быть наложен штраф — до 50 тыс. руб.

№ 1: Разные должностные оклады по одноименным должностям в штатном расписании

Обычно руководитель контролирует, в лучшем случае, только итоговый размер заработной платы. Он складывается из должностного оклада и различных надбавок/доплат/др. выплат — эта информация интересует директоров уже в куда меньшей степени. Но лучше эту ситуацию исправить и уделить этому вопросу чуть больше внимания.

Дело в том, что Роструд придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (абз. 6 9 письма Роструда от 27.04.2011 N ). Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в Письме Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953.

Иными словами, если у Ваших сотрудников, работающих по одной должности, разные должностные оклады, то при обнаружении нарушений компанию могут ожидать штрафы (от 1 тыс. руб. на должностных лиц, от 30 тыс. руб. — на юридическое лицо).

№ 0: Самые серьезные нарушения

Штрафы штрафами, но из-за нарушений трудового законодательства бывают и гораздо более неприятные последствия — речь об уголовной ответственности вплоть до лишения свободы. Конечно, это далеко не самый часто встречающийся вид ответственности за «трудовые» правонарушения. Но для того, кто будет привлечен, вряд ли это послужит утешением.

Существует 2 нарушения за которые возможна уголовная ответственность:

  • невыплата (несвоевременная выплата) заработной платы (ч. 3 ст. 145.1 УК РФ);
  • нарушение требований охраны труда (ст. 143 УК РФ).

При этом, необязательно указанные правонарушения повлекут уголовную ответственность уполномоченного лица. В абсолютном большинстве случаев в таких ситуациях происходит привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 и 5.27.1. КоАП).

Давайте разберемся, когда эти нарушения могут повлечь уголовную ответственность?

Если мы говорим о невыплате или несвоевременной выплате заработной платы, то для уголовной ответственности «нужно»:

    чтобы частичная невыплата заработной платы (не менее 50%) длилась более месяцев (если зарплата не выплачивается в полном объеме — то достаточно месяцев);

нарушение было совершено из корыстной или иной заинтересованности виновного лица.

  • Разграничение ответственности за нарушение правил охраны труда на административную и уголовную основывается на последствиях нарушения. В случае уголовной ответственности они обязательно очень серьезные: тяжкий вред здоровью человека или даже смерть. В иных случаях, ответственность за нарушение будет административной, но может быть весьма существенной. К сожалению, иногда наши клиенты даже не подозревают, какие риски влечет несоблюдение требований охраны труда.
  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector